📘 Manuel d'utilisation
Pour qui ? Toute l'équipe Immo Transac : Ritchel, Gaëlle, Lenny, conseillers. Pour quoi ? Comprendre comment utiliser notre outil de signature électronique au quotidien et pourquoi chaque étape est importante.
🎯 À quoi sert le Signature Hub ?
Le Signature Hub remplace DocuSign par notre propre solution maison, taillée sur mesure pour Immo Transac. C'est notre plateforme de signature électronique pour tous les documents juridiques : mandats, offres d'achat, avenants, délégations, fiches LCB-FT.
Ce que ça change pour vous au quotidien
- ✅ Vous gardez la maîtrise juridique des documents (Loi Hoguet, RGPD, LCB-FT)
- ✅ Mobile-first : 80% des signatures se font sur téléphone — la solution est pensée pour ça
- ✅ Pas de coût par signature (DocuSign coûtait ~10 € par enveloppe, Signature Hub : ~5 €/mois total)
- ✅ Conformité automatique : précontractuel Loi Hoguet, RGPD, LCB-FT — vous n'avez plus à y penser
- ✅ Notifications Telegram : tout ce qui se passe vous arrive directement
Trois adresses à connaître
docs.immotransac.re
Votre espace de travail (commercial)
sign.immotransac.re
Page publique où le client signe
verify.immotransac.re
Vérification d'authenticité (publique)
🔐 1. Se connecter au hub
- Ouvrir docs.immotransac.re
- Se connecter avec votre nom d'utilisateur + code commercial (le même que sur le chatbot)
- Si vous arrivez depuis le chatbot, vous êtes connecté automatiquement (SSO)
📋 2. Créer un Mandat de vente
Quand l'utiliser ? À chaque fois qu'un propriétaire vous confie son bien.
Comment faire
- Hub → « Créer signature » → Mandat de vente
- Remplir le formulaire en 7 onglets (48 questions, données pré-remplies)
- Choisir Simple / Exclusif / Semi-exclusif
- Vérifier les honoraires (montant + qui paie)
- Envoyer → le propriétaire reçoit un email avec un lien personnel
- Il signe sur son téléphone en 5 minutes
Ce que le client voit (14 pages au total)
- 4 pages précontractuelles (Loi Hoguet : info type mandat + médiation + rétractation + RGPD + Bloctel)
- 9 pages mandat (identité, prix, durée, honoraires, conditions, RGPD)
- 1 page annexe rétractation détachable
Pourquoi c'est important (juridiquement)
- ⚖️ Loi Hoguet (article L. 222-7) : le précontractuel est obligatoire AVANT tout mandat. Sans ça, le mandat est attaquable.
- ⚖️ 2 cases rétractation mutuellement exclusives : permettent à l'agence de commencer la mission tout de suite ou d'attendre les 14 jours.
- ⚖️ Article 2003 Code civil : décès du mandant n'entraîne pas la résiliation. Sans ça, en cas de décès, le mandat tombe.
- ⚖️ Articles L. 215 Loi Châtel reproduits — sinon la tacite reconduction est attaquable.
- 🌴 DPE non applicable à La Réunion : on utilise la mention RTAA DOM (article R. 134-1 CCH).
Ce qui se passe automatiquement après signature
- PDF de 14 pages généré et archivé (S3 chiffré, 10 ans)
- Notification Telegram sur @ImmoTransac_bot
- Email avec lien PDF à direction@immotransac.re
- Création automatique d'une fiche KYC Vendeur (LCB-FT) — le propriétaire reçoit un email pour la compléter
- Email d'invitation Espace Propriétaire envoyé au client (lien valable 1 an)
✏️ 3. Créer un Avenant au mandat
Quand l'utiliser ? Modification de prix, durée, honoraires, ou clauses du mandat existant.
- Hub → page Mandats → choisir le mandat → « Créer avenant »
- Indiquer ce qui change (nouveau prix, nouvelle durée…)
- Envoyer → le client signe → PDF généré
AV-2026-0424-5c52) — ce flow est 100% opérationnel.
💌 4. Créer une LIA (Lettre d'Intention d'Achat)
Quand l'utiliser ? Quand un acquéreur veut faire une offre sur un bien.
Comment faire (côté commercial)
- Hub → page Visites → trouver la visite → « Créer LIA »
- Le système pré-remplit l'acquéreur depuis la visite
- Vous envoyez à l'acquéreur
Ce que l'acquéreur voit (wizard 3 étapes mobile)
Étape 1 — Identité
Infos pré-remplies + co-acquéreur si couple
Étape 2 — L'offre
Prix, dépôt, financement, conditions, durée
Étape 3 — Signature
Aperçu + récap + signature
Aides pendant qu'il remplit
- Bandeau bien sticky en haut (photo + titre + ville + prix mandat)
- Calculs auto en temps réel : montant en lettres, dépôt 5/10%, frais notaire (8% ancien / 3% neuf), total à provisionner, mensualité hors assurance
- Léa, l'assistante virtuelle : 21 questions/réponses (qu'est-ce qu'un dépôt ? frais notaire ? rétractation ? mensualité ?…)
- Sauvegarde auto : si l'acquéreur ferme la page, il peut reprendre où il était (7 jours)
- Modale récap avant signature : 8 lignes synthétiques + rappel rétractation
Pourquoi c'est important
- 💼 Une LIA bien faite sécurise la transaction dès le départ (preuve d'engagement de l'acquéreur)
- ⏱️ Durée recommandée : 10 jours pour laisser le vendeur réfléchir sans pression
- 🛡️ Les conditions suspensives (prêt, préemption, urbanisme, diagnostics) protègent l'acquéreur — limiter à 4-6 max, sinon l'offre devient « fragile »
- 📞 Acquéreur peut nous appeler à tout moment via Léa (+262 692 78 28 78)
Ce qui se passe après signature
- PDF généré avec certificat QR
- Email envoyé au commercial pour présenter au propriétaire
- Création automatique d'une fiche KYC Acquéreur (LCB-FT)
- Si acquéreur non-résident (résidence fiscale ≠ France) → bascule auto en vigilance renforcée (KYC NR)
- Si acquéreur société (SCI, SAS) → bascule auto en KYC PM (avec bénéficiaires effectifs)
✅ 5. Acceptation / Contre-offre
Quand l'utiliser ? Le propriétaire répond à la LIA — il accepte, il refuse, ou il fait une contre-offre.
Trois cas possibles
Acceptation pure
Le propriétaire signe « j'accepte » → la LIA devient l'avant-contrat → on enchaîne sur le notaire pour le compromis.
Contre-offre
Le propriétaire propose un autre prix / autres conditions → l'acquéreur reçoit la contre-offre et doit re-signer.
Refus
Le propriétaire dit non → la LIA devient caduque.
🤝 6. Délégation inter-agences (IT ↔ RI)
Quand l'utiliser ? Un bien Immo Transac vendu par un négociateur Réunion Immobilier (ou inversement).
- Hub → « Créer signature » → Délégation
- Préciser quelle agence délègue à quelle agence
- Indiquer la quote-part d'honoraires
- Les deux agences signent
- ⚖️ La délégation doit être écrite et signée pour que le partage d'honoraires soit valable
- 💰 Évite les litiges entre agences sur la rémunération
- 📋 Conformité Loi Hoguet (transparence vis-à-vis du client)
📄 6 bis. Document libre (freedoc)
Quand l'utiliser ? Faire signer électroniquement un document qui n'est pas un mandat / une LIA / un avenant — par exemple : un compromis simplifié, un courrier officiel, un protocole interne, un accord particulier négocié avec un client.
Comment faire
- Hub → « Créer signature » → carte Document libre (icône dorée 📄✍️)
- Glisser-déposer le PDF (ou cliquer pour sélectionner)
- Ajouter les signataires dans la colonne de gauche : nom, email, ordre de signature, couleur
- Pour chaque signataire : sélectionner les outils à drag-and-drop sur le PDF — signature, paraphes, date, texte libre, case à cocher
- Vérifier le placement, puis « Envoyer pour signature »
- 📜 La colonne de gauche reste toujours visible (outils + signataires) quand vous scrollez le PDF — même sur un document de 30 pages.
- 🖱️ Scrollez la zone PDF avec la molette ; la sidebar gauche est fixe.
Différences avec un mandat / LIA
- 📐 Pas de template juridique : c'est vous qui fournissez le PDF.
- 🚫 Pas de KYC automatique : si le doc l'exige, lancez un KYC à part.
- 🎯 Champs libres : vous placez ce que vous voulez où vous voulez.
- 📩 Mêmes destinataires de notification que les autres types : signataires + commercial créateur + archives admin (voir section Destinataires).
🛡️ 7. Le dispositif LCB-FT (KYC) — c'est OBLIGATOIRE
LCB-FT = Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme.
- ❌ Sanctions pénales : jusqu'à 5 ans de prison + 375 000 € d'amende (article L. 574-2 CMF)
- ❌ Refus DGCCRF lors d'un contrôle
- ❌ Responsabilité civile engagée si on a participé à blanchir de l'argent
Les 6 types de KYC
| Type | Quand c'est créé | Spécificités |
|---|---|---|
| KYC Vendeur PP | Mandat signé (personne physique) | Identité + pièce ID + justif domicile + profession + PEP |
| KYC Acquéreur PP | LIA signée (personne physique) | Idem + revenus + patrimoine + budget + origine fonds |
| KYC Vendeur PM | Mandat signé (société/SCI) | K-bis < 3 mois + statuts + bénéficiaires effectifs > 25% |
| KYC Acquéreur PM | LIA signée (société) | Idem + profil économique société + origine fonds société |
| KYC Acquéreur NR | LIA signée (non-résident) | Passeport + justif étranger + résidence fiscale + FATCA/CRS |
| Déclaration PEP | À la demande | Personne politiquement exposée — déclaration sur l'honneur |
Léa, l'assistante virtuelle KYC
Le client peut toujours cliquer sur Léa (avatar bleu/or en bas à droite de la page KYC) et lui poser des questions. Elle répond avec 28 FAQ : pourquoi on demande tout ça, conservation 5 ans, RGPD, PEP, origine des fonds, K-bis, vigilance renforcée, FATCA, paradis fiscaux, etc.
Le Dashboard LCB-FT
Sur docs.immotransac.re → menu sidebar « Dashboard LCB-FT ». Vous y voyez :
- 4 statistiques : à compléter / signés / finalisés / en alerte
- 7 filtres : tous, à compléter, signés, finalisés, vendeurs PP/PM, acquéreurs PP/PM, non-résidents, vigilance ⚠
- Liste complète avec niveau de risque et signaux détectés
- Modal détail par dossier avec check-list de conformité
Niveaux de risque automatiques
- 🟢 FAIBLE / STANDARD : tout va bien, on continue normalement
- 🟠 ÉLEVÉ — vigilance renforcée : dossier à surveiller (PEP, non-résident, montant atypique, signaux d'alerte) → prévenir Ritchel
Conservation
- KYC : 5 ans (article L. 561-12 CMF) — c'est la loi
- Mandats / actes : 10 ans (transactions immobilières)
- Tout est chiffré sur AWS Paris (Europe), conforme RGPD
🚨 8. Les Alertes Internes (RITCHEL UNIQUEMENT)
Pourquoi ? L'article L. 561-18 CMF interdit absolument de divulguer au client qu'on a un soupçon. Sanction pénale : 22 500 € d'amende.
Quand créer une alerte
Quand on a un doute sérieux sur l'origine des fonds, l'identité, ou la cohérence d'une opération (signaux d'alerte détectés ou observés).
Trois décisions possibles
1. Soupçon levé
Diligences faites, doute écarté → on continue normalement.
2. Vigilance renforcée
Doute persistant, suivi renforcé continu (article L. 561-10).
3. Déclaration TRACFIN
Doute sérieux établi → déclaration officielle au service Bercy via Ermes.
Comment faire
- Hub → menu sidebar « Alertes Internes » (visible Gérant only avec icône 🔒)
- Bouton « Nouvelle fiche d'alerte » (formulaire complet)
- OU depuis le Dashboard LCB-FT, sur un dossier à risque → bouton « Créer fiche d'alerte interne »
- Remplir : nature du soupçon, faits observés, analyse, décision, motivation
- Enregistrer → PDF rouge confidentiel généré, archivé, AUCUN email au client
- Ne JAMAIS parler de l'alerte au client
- Ne JAMAIS envoyer le PDF par email standard
- Si TRACFIN est saisi, la procédure est anonyme côté agence — TRACFIN décide ou non de saisir le procureur
- La grande majorité des déclarations sont classées sans suite — pas de stress
🌍 9. Criblage sanctions (automatique)
À chaque fois qu'un client signe un KYC, le système le compare automatiquement aux listes officielles de sanctions internationales :
- OFAC SDN (USA) — 7 430 entrées chargées
- Trésor FR (gel des avoirs)
- (EU + ONU à venir)
Si correspondance trouvée (matching flou Levenshtein) → signal SANCTION_MATCH ajouté + niveau de risque automatique en ÉLEVÉ + alerte Telegram pour Ritchel.
Mise à jour automatique des listes chaque jour à 3h du matin.
📂 10. L'Espace Propriétaire
Après chaque mandat finalisé, le propriétaire reçoit un email d'invitation avec un lien personnel valable 1 an vers sign.immotransac.re/proprietaire/.
Sur cet espace il voit
- Tous ses mandats signés (avec PDF téléchargeable)
- Ses avenants éventuels
- Ses fiches KYC complétées
- Statut de chaque document (en cours / signé / finalisé)
Pourquoi c'est important
- 🤝 Confiance client : il a accès à ses documents 24/7, sans vous solliciter
- ⚖️ Conformité RGPD : droit d'accès aux données personnelles facilité
- 💼 Image professionnelle : on est au niveau des plus grandes enseignes
🔍 11. Vérification publique (verify.immotransac.re)
N'importe qui (client, notaire, banque, autre agence) peut vérifier l'authenticité d'un document signé :
- Aller sur verify.immotransac.re
- Saisir l'identifiant du document (ex :
MV-2026-0427-XXXX) ou scanner le QR code présent sur le PDF - La page affiche : signataires, dates, IP masquée, hash cryptographique, lien PDF
Pourquoi c'est important
- 🛡️ Authenticité juridique : un PDF Signature Hub est aussi solide qu'un acte notarié pour la majorité des opérations (eIDAS + article 1366 Code civil)
- 🤝 Transparence : un notaire ou une banque peut vérifier nos documents sans nous appeler
- 🚫 Les fiches d'alerte interne (confidentielles L. 561-18) sont bloquées — elles n'apparaissent JAMAIS sur cette page publique
📲 12. Notifications Telegram (@ImmoTransac_bot)
Tout ce qui se passe sur le hub vous arrive directement sur Telegram avec des boutons d'action.
8 types de notifications
- 📤 Document envoyé pour signature
- ✍️ Signature partielle (un signataire a signé, en attente des autres)
- ✅ Signature complète + génération PDF en cours
- ❌ Document refusé (avec motif)
- ↩️ Contre-offre envoyée
- 📥 PDF prêt
- 🛡️ Nouveau KYC à risque élevé (alerte Ritchel)
- 📦 Document archivé
Boutons inline disponibles
Lien direct vers le hub
Lien presigned 7 jours
Marque le document comme archivé
Coordonnées du signataire
En cas de refus
Annule tous les JWT du doc
Rappel signataires non-signés
Au propriétaire (après LIA)
Pourquoi c'est important
- ⚡ Réactivité : pas besoin d'ouvrir le hub pour suivre l'activité
- 🛡️ Sécurité : un signataire qui refuse → vous êtes prévenu en 5 secondes, vous pouvez l'appeler tout de suite
- 📲 Mobile-friendly : tout fonctionne depuis votre téléphone
👁️ 13. Qui voit quoi dans le hub
Le hub applique un filtrage automatique : selon votre identifiant, vous voyez plus ou moins de documents. Voici la règle exacte :
| Utilisateur | Rôle | Ce qu'il voit |
|---|---|---|
| Ritchel | Gérant (admin) | ✅ Tous les documents de l'agence (mandats, LIA, KYC, freedoc, alertes internes…) |
| Gaëlle | Assistante de Direction | ✅ Tous les docs de Ritchel et de l'équipe ❌ Sauf les freedoc personnels de Ritchel |
| Lenny | Assistant Commercial | ✅ Mandats, avenants, LIA de toute l'équipe ❌ Pas de KYC, pas de freedoc de Ritchel |
| Autres conseillers | Agents commerciaux | ✅ Leurs propres documents |
Comment cette règle est gérée
La règle est stockée dans la table DynamoDB commercial-users-immotransac, dans le champ signatureHubFilters. Pour la modifier (ex : autoriser Lenny à voir les KYC) il suffit d'éditer cet enregistrement — pas besoin de redéployer.
📧 14. Destinataires des emails après signature
Quand un document est entièrement signé, le PDF final part automatiquement par email à plusieurs personnes. Voici qui reçoit quoi :
Tous types de docs (mandat, LIA, avenant, freedoc, KYC…)
- 👥 Tous les signataires qui ont fourni un email valide (acquéreur, propriétaire, agence)
- 👨💼 Le commercial qui a créé le doc (pour suivre son dossier)
- 📁 Les archives agence :
agenceimmotransac@gmail.cometmg.reunimmo@gmail.com(responsable)
Cas particulier : Alerte interne LCB-FT
- 🔒 Confidentialité L. 561-18 : ces docs ne partent QUE aux 2 archives agence (et jamais aux signataires concernés). Sujet email préfixé
🔒 [CONFIDENTIEL].
🔧 15. Dépannage rapide
« Le client n'a pas reçu le mail de signature »
- Vérifie que l'email du signataire est correct (vue détail du doc, onglet Signataires)
- Demande au client de regarder dans spams / promotions
- Renvoie le mail depuis le hub : bouton « Renvoyer » dans la fiche doc
- Si toujours rien : envoie le lien manuellement (copie-colle depuis la fiche doc)
« Je ne vois pas un document que mon collègue a créé »
Normal — voir section Qui voit quoi. Si tu penses que c'est une erreur, demande à Ritchel de vérifier les filtres de ton compte.
« La colonne de gauche disparaît quand je scrolle dans un PDF »
Ne devrait plus arriver depuis le 30 avril 2026 (correctif déployé). Si ça t'arrive encore : vide ton cache navigateur (Ctrl+Shift+R sur Windows, Cmd+Shift+R sur Mac).
« Mon formulaire LIA arrive avec des données d'un autre client »
Ne devrait plus arriver depuis le 30 avril 2026. Le formulaire ne pré-remplit plus que si tu as chargé une visite explicitement dans la session courante. En cas de doute : clique sur le bouton « Changer de visite » ou recharge la page.
« Le client clique sur le lien mais voit "Lien expiré" »
Les liens de signature LIA expirent au bout de 7 jours. Renvoie le doc depuis la fiche pour générer un nouveau lien.
« Erreur 403 / Accès refusé »
Ta session a expiré (24h max). Reconnecte-toi via le bouton en bas à gauche du hub.
Rien ne fonctionne ?
📲 Telegram @ImmoTransac_bot ou direction@immotransac.re — Ritchel intervient sous 1h en heures ouvrées.
❓ FAQ équipe
Le client trouve qu'on lui demande trop d'infos. Que dire ?
« C'est imposé par la loi à TOUS les agents immobiliers, notaires et banques en France depuis 2018 (5e directive européenne). Vos données sont chiffrées, conservées 5 ans, accessibles uniquement à 2 personnes de l'agence. Léa peut vous expliquer chaque question si vous voulez. »
Le client ne comprend pas la rétractation 14 jours. Que dire ?
« C'est une protection pour vous. Le mandat propose 2 cases : soit vous nous laissez démarrer la mission tout de suite (recommandé pour vendre vite), soit vous attendez 14 jours pour réfléchir. Vous choisissez. »
L'acquéreur dit qu'il n'a pas reçu son lien LIA
- Vérifier dans le hub que la LIA a bien été envoyée
- Vérifier que l'email est correct
- Lui dire de chercher dans les spams (l'expéditeur est
signature@immotransac.re) - Si toujours rien : depuis Telegram, bouton « Relance » ou re-créer un nouvel envoi
Le client a perdu son lien
- Espace Propriétaire : il peut redemander son lien depuis son ancien email — sinon Ritchel régénère un JWT (lien valable 1 an)
- LIA / KYC : on génère un nouveau lien (ancien révoqué pour sécurité)
Un dossier passe en « vigilance renforcée », que faire ?
- Le commercial NE FAIT RIEN de spécial — pas d'alerte au client (interdit L. 561-18 !)
- Prévenir Ritchel par message direct
- Ritchel évalue, fait les diligences, et décide (soupçon levé / vigilance renforcée / TRACFIN)
- Vous continuez la transaction normalement en attendant sa décision
Le DPE n'apparaît pas dans le mandat. Erreur ?
Non. Le DPE n'est PAS applicable à La Réunion (DROM, décret 2009-424). On utilise la mention RTAA DOM. C'est conforme.
Le client demande à modifier son KYC après envoi
- Il contacte son commercial → on lui regénère un nouveau lien KYC avec les corrections
- L'ancien KYC reste archivé (statut « rectifié »)
- Toutes les modifications sont tracées
📞 Contacts utiles
| Qui | Coordonnées | Quand l'appeler |
|---|---|---|
| Ritchel PITOU Gérant + Responsable LCB-FT |
direction@immotransac.re +262 692 78 28 78 |
LCB-FT, alertes, signataire bloqué, problème juridique |
| Adresse agence | 344 av. des Mascareignes 97440 Saint-André |
RDV physique |
| Siège social | 12 rue Maxime Gorki 97420 Le Port |
Adresse officielle (factures, courrier juridique) |
| TRACFIN | economie.gouv.fr/tracfin | (Ritchel uniquement) |
| CNIL | cnil.fr | Réclamation client RGPD |
| CM2C — Médiateur | cm2c.net Alain Yung-Hing |
Litige consommateur agence |
🌟 Notre identité officielle 2026
SARL AGENCE IMMO TRANSAC
SIRET : 501 726 384 00016
Carte professionnelle CPI : 9741 2021 000 000 045 (CCI Réunion)
Mention : « Non Détention de Fonds »
Garantie financière Loi Hoguet : GALIAN-SMABTP — 120 000 €
Contrat n° RCP_01_40356Q · 89 rue La Boétie, 75008 Paris
Période : 01/01/2026 — 31/12/2026
RCPro : MMA IARD ASSURANCES MUTUELLES — n° 120 137 405
🎓 En résumé
Ce que vous devez retenir :
- ✅ Tout démarre du hub docs.immotransac.re — c'est votre tableau de bord quotidien
- ✅ Le client signe sur son téléphone depuis sign.immotransac.re (mobile-first)
- ✅ N'importe qui peut vérifier un PDF sur verify.immotransac.re
- ✅ Le LCB-FT est automatique — vous n'avez rien à faire de plus
- ✅ Telegram vous prévient de tout ce qui se passe
- ✅ En cas de doute LCB-FT, NE PAS prévenir le client. Prévenir Ritchel.
- ✅ Espace Propriétaire : argument commercial fort à mentionner au closing du mandat
- ✅ DPE = pas applicable à La Réunion, on utilise RTAA DOM
🤝 Bonne signature à tous !